Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Order Manager / Ecosistema de Pedidos vía WhatsApp

Última actualización: [●]

Responsable del tratamiento: [Nombre de la empresa operadora]

NIT: [●]

Correo de contacto: [correo@dominio.com]

Dirección: [●]

Sitio web: [●]

1. Introducción

La presente Política de Privacidad describe la forma en que [Nombre de la empresa], en adelante “la Plataforma”, recolecta, utiliza, almacena, consulta, transmite, comparte y protege los datos personales de los usuarios que interactúan con el sistema de pedidos para restaurantes a través de WhatsApp, interfaces conversacionales, formularios interactivos, códigos QR, integraciones con sistemas POS, pasarelas de pago y herramientas de inteligencia artificial.

La Plataforma permite que los comensales de un restaurante abran una sesión de mesa, consulten el menú, agreguen productos a un carrito individual, participen en pedidos grupales, consoliden órdenes, envíen comandas a cocina y gestionen pagos individuales o totales.

Al utilizar la Plataforma, iniciar una conversación por WhatsApp, escanear un código QR, enviar mensajes al bot, interactuar con formularios, confirmar pedidos o realizar pagos, el usuario manifiesta que ha leído y acepta las condiciones descritas en esta Política.

2. Alcance

Esta Política aplica a:

Comensales que interactúan con el sistema a través de WhatsApp o cualquier canal habilitado por la Plataforma.
Usuarios que actúan como anfitriones de una mesa o como invitados dentro de una sesión grupal.
Restaurantes, administradores, encargados de operación, personal de cocina, caja o soporte que usan la Plataforma.
Personas que solicitan soporte, información comercial o atención relacionada con el servicio.
Datos tratados en integraciones con WhatsApp Business API, sistemas POS, pasarelas de pago, servicios de nube, herramientas de inteligencia artificial y sistemas de analítica o monitoreo.

3. Datos personales que podemos recolectar

3.1. Datos de identificación y contacto

Número de teléfono asociado a WhatsApp.
Nombre visible o nombre de perfil de WhatsApp, cuando esté disponible.
Identificador del usuario dentro de la Plataforma.
Rol dentro de la sesión: anfitrión, invitado, administrador del restaurante, operador o usuario de soporte.
Datos suministrados voluntariamente por el usuario durante la conversación.

3.2. Datos de la sesión de mesa

Restaurante al que pertenece la sesión.
Mesa física asociada al código QR.
Código o identificador de sesión.
Fecha y hora de apertura, modificación y cierre de la sesión.
Relación entre anfitrión, invitados y carritos individuales.
Estado de la sesión: en construcción, preconfirmada, enviada a cocina, en preparación, cerrada, pagada o cancelada.

3.3. Datos de pedidos y consumo

Productos consultados, seleccionados, modificados o eliminados.
Cantidades, precios, adiciones, términos de cocción, observaciones y preferencias de preparación.
Comentarios enviados por el usuario, por ejemplo: “sin cebolla”, “con ensalada”, “sin picante” o instrucciones similares.
Consolidación de productos por usuario, por mesa y por restaurante.
Historial de interacción necesario para completar el pedido.

Cuando el usuario incluya voluntariamente información relacionada con alergias, restricciones alimentarias, condiciones de salud o preferencias sensibles, la Plataforma la tratará únicamente para atender la instrucción específica del pedido y no para finalidades diferentes.

3.4. Datos de pago y facturación

Valor individual o total de la cuenta.
Modalidad de pago seleccionada: cuenta dividida o cuenta total.
Estado del pago: pendiente, aprobado, rechazado, expirado o anulado.
Identificador de transacción entregado por la pasarela de pago.
Referencia de pago, fecha, hora y valor de la transacción.
Información necesaria para generar prefacturas, comprobantes, reportes operativos o conciliaciones.

La Plataforma no almacena datos completos de tarjetas de crédito, códigos de seguridad, claves bancarias ni credenciales financieras del usuario.

3.5. Datos técnicos y de seguridad

Registros de actividad del sistema.
Fecha, hora y trazabilidad de mensajes enviados o recibidos.
Identificadores técnicos generados por WhatsApp, Meta, el backend o las integraciones conectadas.
Eventos de webhook.
Errores, intentos fallidos, logs de auditoría, registros de disponibilidad y métricas de funcionamiento.
Información necesaria para prevenir fraude, abuso, suplantación, errores de operación o accesos no autorizados.

3.6. Datos de restaurantes clientes

Nombre comercial o razón social.
Datos de contacto del administrador o representante autorizado.
Números de WhatsApp Business asociados al restaurante.
Información del menú, productos, precios, disponibilidad, impuestos, sedes, horarios y condiciones comerciales.
Datos técnicos de integración con POS, pasarelas de pago, inventarios o sistemas internos.
Usuarios administrativos, roles, permisos y registros de operación.

4. Finalidades del tratamiento

Permitir la apertura, administración y cierre de sesiones de mesa mediante códigos QR y WhatsApp.
Identificar al usuario como anfitrión o invitado dentro de una sesión grupal.
Permitir la navegación del menú, selección de productos, personalización de pedidos y confirmación de carritos individuales.
Consolidar pedidos de varios usuarios en una sola comanda operativa para el restaurante.
Enviar órdenes al sistema POS o sistema de cocina del restaurante.
Gestionar pagos individuales, pagos totales, prefacturas, comprobantes y conciliaciones.
Enviar mensajes transaccionales relacionados con el pedido, el estado de la mesa, confirmaciones, errores, pagos o soporte.
Atender solicitudes de soporte, quejas, reclamos, consultas o incidentes.
Mantener la seguridad, disponibilidad, trazabilidad e integridad de la Plataforma.
Prevenir fraude, uso indebido, duplicidad de pedidos, accesos no autorizados o conflictos entre sesiones.
Mejorar la experiencia de usuario, corregir errores, optimizar flujos y analizar el funcionamiento general del sistema.
Cumplir obligaciones contractuales, comerciales, contables, operativas o legales aplicables.
Gestionar la relación con restaurantes, aliados, proveedores tecnológicos y terceros integrados.
5. Uso de WhatsApp y servicios de Meta
La Plataforma funciona mediante WhatsApp Business API o servicios equivalentes autorizados por Meta. Por esta razón, los mensajes, eventos, identificadores técnicos y datos necesarios para la comunicación pueden ser procesados por WhatsApp, Meta o sus proveedores, conforme a las condiciones y políticas aplicables a dichos servicios.
6. Uso de inteligencia artificial
La Plataforma puede utilizar herramientas de inteligencia artificial para interpretar mensajes escritos por los usuarios, identificar la intención del pedido, relacionar solicitudes con productos del menú, procesar modificaciones y asistir en la construcción del carrito.
La inteligencia artificial se utiliza con fines operativos y de asistencia. El usuario debe revisar y confirmar su pedido antes de enviarlo a cocina o realizar el pago.
La Plataforma no utilizará las conversaciones de los usuarios para tomar decisiones discriminatorias, crediticias, laborales, médicas o legales sobre ellos. Tampoco venderá el contenido de las conversaciones a terceros.
7. Datos visibles para otros usuarios de la mesa
En los pedidos grupales, cierta información de los carritos individuales podrá ser visible para el anfitrión de la mesa, ya que este usuario tiene la función de revisar y consolidar la orden antes de enviarla a cocina.
8. Compartición de datos con terceros
La Plataforma podrá compartir o transmitir datos personales únicamente cuando sea necesario para prestar el servicio, ejecutar una relación contractual, atender una solicitud del usuario, cumplir una obligación legal o proteger la seguridad del sistema.
Restaurantes afiliados o clientes de la Plataforma.
Proveedores de WhatsApp Business API, Meta o servicios de mensajería.
Proveedores de inteligencia artificial.
Sistemas POS, cocina, inventario o facturación.
Pasarelas de pago.
Proveedores de nube, hosting, base de datos, monitoreo y seguridad.
Aliados técnicos o personal autorizado.
Autoridades competentes, cuando exista una obligación legal o requerimiento válido.
9. Transferencias o transmisiones internacionales
Algunos proveedores tecnológicos utilizados por la Plataforma pueden operar infraestructura dentro o fuera del país del usuario. Al utilizar la Plataforma, el usuario autoriza que sus datos puedan ser transmitidos o tratados en otros países cuando sea necesario para prestar el servicio.
10. Conservación de la información
La Plataforma conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, prestar el servicio, atender solicitudes, resolver disputas, cumplir obligaciones contractuales, contables o legales, y mantener registros de seguridad.
11. Seguridad de la información
Control de accesos por roles y permisos.
Uso de credenciales, tokens y mecanismos de autenticación seguros.
Cifrado en tránsito mediante protocolos seguros.
Registro y monitoreo de eventos relevantes.
Separación lógica de información por restaurante o cliente.
Respaldo y recuperación de información.
Restricción de acceso a datos personales únicamente al personal o proveedores autorizados.
Revisión de integraciones con POS, pasarelas, servicios de IA y proveedores externos.
Políticas internas de confidencialidad y manejo seguro de la información.
12. Derechos de los titulares
Conocer qué datos personales son tratados por la Plataforma.
Actualizar, corregir o rectificar información incompleta, inexacta o desactualizada.
Solicitar la eliminación de sus datos cuando sea procedente.
Revocar autorizaciones otorgadas, cuando legal y técnicamente sea posible.
Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
Presentar consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con privacidad.
13. Procedimiento para ejercer derechos
Para ejercer sus derechos, el usuario podrá enviar una solicitud al correo:
[correo@dominio.com]
La solicitud deberá incluir, como mínimo:
Nombre del titular.
Número de teléfono asociado a WhatsApp, cuando aplique.
Descripción clara de la solicitud.
Medio de contacto para recibir respuesta.
Documentos o información que permitan verificar la identidad del solicitante, si resulta necesario.
14. Datos de menores de edad
La Plataforma está diseñada para ser utilizada por restaurantes y consumidores con capacidad suficiente para realizar pedidos y pagos. No está dirigida específicamente a menores de edad.
15. Comunicaciones comerciales
La Plataforma podrá enviar mensajes transaccionales relacionados con pedidos, pagos, soporte, seguridad, cambios de estado, confirmaciones o información necesaria para prestar el servicio.
16. Responsabilidad del restaurante
Cuando la Plataforma sea utilizada por un restaurante, dicho restaurante podrá actuar como responsable o corresponsable de ciertos datos personales relacionados con sus clientes, pedidos, facturación, atención y operación comercial.
Informar a sus clientes sobre el uso de la Plataforma cuando corresponda.
Usar los datos únicamente para finalidades autorizadas.
Atender obligaciones propias frente a sus clientes.
Mantener actualizada la información del menú, precios, productos, impuestos y disponibilidad.
No solicitar datos innecesarios o excesivos a los usuarios.
Cumplir sus propias políticas de privacidad y obligaciones aplicables.
17. Exactitud de la información suministrada
El usuario declara que la información que suministra a través de WhatsApp, formularios, pagos o solicitudes de soporte es veraz, completa y actualizada.
18. Limitaciones del servicio
La Plataforma depende de servicios de terceros como WhatsApp, Meta, internet, proveedores de nube, pasarelas de pago, sistemas POS, servicios de inteligencia artificial y sistemas del restaurante. Por tanto, pueden presentarse interrupciones, retrasos, errores de disponibilidad, fallas de integración o inconsistencias externas que no dependan directamente de la Plataforma.
19. Cambios en esta Política
La Plataforma podrá modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios legales, técnicos, operativos, comerciales o de seguridad.
20. Contacto
Para consultas, solicitudes, reclamos o asuntos relacionados con privacidad y tratamiento de datos personales, el usuario podrá comunicarse a:
Responsable: [Nombre de la empresa]
Correo: [correo@dominio.com]
Dirección: [●]
Teléfono: [●]
Horario de atención: [●]

Políticas de privacidad