Condiciones del Servicio
Order Manager / Plataforma de Pedidos vía WhatsApp
Última actualización: [●]
Operador de la Plataforma: [Nombre de la empresa]
NIT: [●]
Correo de contacto: [correo@dominio.com]
Sitio web: [●]
1. Aceptación de las condiciones
Las presentes Condiciones del Servicio regulan el acceso y uso de Order Manager, una plataforma tecnológica que permite a restaurantes gestionar pedidos, comandas, sesiones de mesa, pagos y comunicaciones con sus clientes a través de WhatsApp, formularios interactivos, inteligencia artificial, integraciones con sistemas POS y pasarelas de pago.
Al acceder al sitio web, escanear un código QR, iniciar una conversación por WhatsApp, interactuar con el bot, usar los formularios del sistema, realizar un pedido, confirmar una orden o efectuar un pago, el usuario acepta estas Condiciones del Servicio.
Si el usuario no está de acuerdo con estas condiciones, deberá abstenerse de utilizar la Plataforma.
2. Definiciones
Plataforma Sistema tecnológico Order Manager, incluyendo su backend, sitio web, integraciones, bot de WhatsApp, flujos interactivos, paneles administrativos, APIs y servicios asociados. Restaurante Establecimiento gastronómico que contrata, configura o utiliza la Plataforma para gestionar pedidos, pagos, comandas, menús y atención a clientes. Usuario o comensal Persona que interactúa con la Plataforma para consultar menús, realizar pedidos, participar en una sesión de mesa o efectuar pagos. Anfitrión Usuario que inicia una sesión de mesa escaneando un código QR o activando un enlace de apertura. Invitado Usuario vinculado a una sesión de mesa iniciada por un anfitrión. Sesión de mesa Instancia temporal asociada a una mesa física, a un restaurante y a uno o varios usuarios. Pedido Selección de productos, cantidades, adiciones, observaciones, instrucciones y valores asociados a una orden. POS Sistema de punto de venta, cocina, inventario, caja o facturación utilizado por el restaurante. Pasarela de pago Proveedor externo encargado de procesar pagos electrónicos y validar transacciones.
3. Descripción del servicio
Order Manager permite a los restaurantes habilitar un canal digital de atención y pedidos mediante WhatsApp y otras herramientas complementarias.
La Plataforma puede permitir, entre otras funciones:
- Apertura de sesiones de mesa mediante códigos QR.
- Identificación de usuarios como anfitriones o invitados.
- Consulta de menús, productos, precios, adiciones y disponibilidad.
- Construcción de carritos individuales.
- Consolidación de pedidos grupales.
- Envío de comandas al restaurante o al sistema POS.
- Interacción mediante formularios de WhatsApp o mensajes conversacionales.
- Uso de inteligencia artificial para interpretar solicitudes de los usuarios.
- Generación de enlaces de pago individuales o totales.
- Registro de estados de pedido, preparación, pago y cierre de cuenta.
- Administración de restaurantes, productos, mesas, usuarios y configuraciones.
La Plataforma actúa como una herramienta tecnológica de intermediación operativa entre el restaurante y sus usuarios. La preparación, calidad, entrega, disponibilidad, precios finales, atención presencial, facturación, servicio en mesa y cumplimiento comercial del pedido son responsabilidad del restaurante correspondiente.
4. Uso de WhatsApp
El servicio funciona principalmente mediante WhatsApp Business API o servicios relacionados. Al iniciar una conversación con el número de WhatsApp habilitado por el restaurante o por la Plataforma, el usuario acepta recibir mensajes necesarios para la operación del servicio.
Estos mensajes pueden incluir:
- Confirmaciones de apertura de mesa.
- Invitaciones a sesiones grupales.
- Menús interactivos.
- Resúmenes de pedido.
- Confirmaciones de envío a cocina.
- Estados de preparación.
- Enlaces de pago.
- Confirmaciones de pago.
- Mensajes de soporte o cierre de sesión.
5. Registro, identificación y acceso
Para usar la Plataforma como comensal no necesariamente se requiere crear una cuenta tradicional con usuario y contraseña. La identificación puede realizarse mediante el número de teléfono de WhatsApp, el enlace de sesión, el código QR de la mesa o cualquier otro mecanismo técnico habilitado.
El usuario se compromete a no usar números, cuentas, accesos, sesiones o credenciales de terceros sin autorización.
6. Sesiones de mesa, anfitriones e invitados
Cuando un usuario inicia una sesión de mesa, podrá ser asignado como anfitrión. El anfitrión puede tener permisos especiales dentro de la sesión, tales como invitar comensales, revisar el estado global de la mesa, consolidar pedidos y enviar la orden a cocina.
El usuario entiende que, en una sesión grupal, ciertos datos del pedido individual pueden ser visibles para el anfitrión y para el restaurante.
7. Pedidos, productos y disponibilidad
Los menús, productos, precios, impuestos, adiciones, fotografías, ingredientes, disponibilidad y condiciones comerciales son definidos por cada restaurante.
El envío de un pedido a través de la Plataforma no garantiza su aceptación definitiva hasta que el restaurante lo confirme o lo procese.
8. Uso de inteligencia artificial
La Plataforma puede utilizar inteligencia artificial para interpretar mensajes de los usuarios, identificar productos, procesar instrucciones, sugerir opciones, estructurar pedidos o asistir en la navegación del menú.
La inteligencia artificial opera como una herramienta de apoyo y no reemplaza la confirmación final del usuario ni la validación operativa del restaurante.
9. Pagos
La Plataforma podrá permitir pagos individuales, pagos totales, cuentas divididas, enlaces de pago, códigos QR o cualquier otro mecanismo habilitado por el restaurante y sus proveedores de recaudo.
Los pagos electrónicos son procesados por pasarelas de pago externas. La Plataforma no procesa directamente tarjetas bancarias ni almacena datos financieros sensibles.
10. Impuestos, facturación y comprobantes
Los precios, impuestos, cargos de servicio, propinas, descuentos, recargos y conceptos de facturación son definidos por el restaurante.
La factura legal, documento equivalente o comprobante fiscal correspondiente será responsabilidad del restaurante, salvo que se indique expresamente lo contrario.
11. Cancelaciones, cambios y devoluciones
Las políticas de cancelación, modificación de pedidos, devoluciones, reversos, anulaciones o reembolsos son definidas por cada restaurante y, cuando corresponda, por la pasarela de pago.
12. Obligaciones del usuario
- Usar la Plataforma de manera lícita, adecuada y conforme a estas Condiciones.
- Suministrar información veraz, completa y actualizada.
- Revisar los productos, cantidades, precios y observaciones antes de confirmar un pedido.
- No realizar pedidos falsos, fraudulentos, abusivos o con intención de afectar al restaurante o a terceros.
- No interferir con el funcionamiento de la Plataforma.
- No intentar acceder a sesiones, cuentas, datos o sistemas que no le correspondan.
- No usar lenguaje abusivo, discriminatorio, amenazante o contrario a la buena fe.
- No explotar vulnerabilidades ni automatizar interacciones no autorizadas.
- Pagar los consumos, productos, cargos o servicios confirmados.
- Respetar las políticas del restaurante correspondiente.
13. Obligaciones del restaurante
- Mantener actualizada la información de su menú, precios, impuestos, productos, horarios y disponibilidad.
- Atender los pedidos recibidos por la Plataforma.
- Gestionar la preparación, entrega, calidad e inocuidad de los productos.
- Responder por la facturación, cobros, devoluciones y atención directa al consumidor.
- Configurar correctamente mesas, códigos QR, usuarios e integraciones.
- Usar la información de los usuarios únicamente para finalidades autorizadas.
- Mantener la confidencialidad de sus credenciales administrativas.
- Informar oportunamente cualquier error, incidente o uso no autorizado.
14. Prohibiciones
Está prohibido utilizar la Plataforma para:
- Realizar actividades fraudulentas, engañosas o ilegales.
- Suplantar a otra persona, restaurante, empleado, cliente o proveedor.
- Manipular sesiones de mesa, pedidos, pagos, códigos QR o enlaces.
- Enviar spam o contenido malicioso.
- Intentar vulnerar la seguridad de la Plataforma.
- Extraer, copiar o revender información sin autorización.
- Cargar software malicioso o automatizaciones no aprobadas.
- Acosar, amenazar o discriminar a otros usuarios.
15. Disponibilidad del servicio
La Plataforma se ofrece procurando mantener continuidad y disponibilidad razonables. Sin embargo, el servicio puede verse afectado por mantenimientos, actualizaciones, fallas técnicas o indisponibilidad de servicios de terceros.
16. Integraciones con terceros
- WhatsApp Business API.
- Meta.
- Pasarelas de pago.
- Sistemas POS.
- Sistemas de cocina.
- Sistemas de inventario.
- Servicios de nube.
- Proveedores de inteligencia artificial.
- Herramientas de monitoreo, analítica y soporte.
17. Soporte
La Plataforma o el restaurante podrán habilitar canales de soporte para atender dudas, errores, pagos, pedidos, cancelaciones o incidentes.
18. Propiedad intelectual
La Plataforma, su software, diseños, interfaces, flujos, documentación, marcas, nombres comerciales, código fuente, bases de datos y demás elementos propios son titularidad de [Nombre de la empresa] o de sus licenciantes.
19. Licencia de uso
Sujeto al cumplimiento de estas Condiciones, la Plataforma concede a los usuarios una autorización limitada, revocable, no exclusiva y no transferible para utilizar el servicio.
20. Datos personales y privacidad
El tratamiento de datos personales se regirá por la Política de Privacidad publicada por la Plataforma.
21. Limitación de responsabilidad
- Errores en la preparación, calidad o entrega de productos del restaurante.
- Información incorrecta cargada por el restaurante.
- Fallas de WhatsApp, Meta, pasarelas de pago, POS o terceros integrados.
- Pedidos realizados por error por el usuario.
- Demoras, cancelaciones o rechazos realizados por el restaurante.
- Errores derivados de instrucciones ambiguas o incompletas.
- Pérdidas indirectas o lucro cesante derivados del uso de la Plataforma.
22. Suspensión o terminación del acceso
La Plataforma podrá suspender o terminar el acceso cuando:
- Se incumplan estas Condiciones.
- Se detecte fraude, abuso o actividad sospechosa.
- Existan riesgos para la seguridad de la Plataforma.
- Se incumplan obligaciones comerciales o contractuales.
- Sea requerido por autoridad competente.
23. Cambios en la Plataforma
La Plataforma podrá modificar, actualizar, suspender, reemplazar o eliminar funcionalidades en cualquier momento.
24. Cambios en estas Condiciones
La Plataforma podrá actualizar estas Condiciones del Servicio cuando lo considere necesario.
25. Cesión
La Plataforma podrá ceder, transferir o delegar sus derechos y obligaciones a empresas vinculadas, aliados o sucesores.
26. Independencia de disposiciones
Si alguna disposición de estas Condiciones se considera inválida, las demás conservarán su validez y efecto.
27. Ley aplicable y resolución de conflictos
Estas Condiciones se regirán por las leyes de [país o jurisdicción], salvo que una norma imperativa disponga algo diferente.
28. Contacto
- Empresa: [Nombre de la empresa]
- Correo: [correo@dominio.com]
- Dirección: [●]
- Teléfono: [●]
- Sitio web: [●]